El presupuesto de una propuesta es “el meollo del asunto,” como diría mi abuelo. Detalla de forma específica lo que se hará para alcanzar las metas de su proyecto. Crear un presupuesto puede parecer como una tarea titánica, pero si se toma un paso a la vez, notará que es un proceso lineal y más fácil de manejar. Para ayudarlo en este proceso, los redactores expertos de Resource Associates le ofrecen las siguientes preguntas con sugerencias como guías.
¿Qué necesita?
Crear un presupuesto comienza con mirar el plan de su proyecto y definir las actividades, personal, materiales y otros activos que se necesitan para implementar ese plan. Una vez que haya determinado lo que necesita y para lo que necesita fondos, divida la lista en categorías generales. Las convocatorias muchas veces detallan categoría específicas que tiene que usar, pero las categoría generales suelen ser Personal, Beneficios, Viajes, Materiales, Equipo, Contratos, Construcción (casi nunca se usa), Costos Indirectos y Otros. La mejor manera de ver qué se puede incluir en la propuesta (y de qué manera) es revisar de cerca la convocatoria para ver las reglas de cada categoría. Es vital que coloque los gastos en las categorías correctas, evitando que le muevan gastos de un renglón a otro (que puede dañar su presupuesto y hacerle perder puntos en la evaluación) o peor, que le obliguen a quitar ese gasto del presupuesto, que puede alterar su plan de forma irreparable.
¿Hasta donde detalla costos en el presupuesto?
Para cada línea (de gasto) en su presupuesto, debe detallar tres cosas: la categoría, el gasto específico y un desglose de cómo llega a esos cosots, que incluye la justificación del uso de los fondos. Por ejemplo:
Categoría: Viajes
Gasto: $1,280 para atender una conferencia en Boston, febrero 2016.
Desglose: Pasajes: $775; 2 noches de hotel: $140 por noche; dieta: $75 por día por 3 días. Total: $1,280.
Justificación: Reclutar Director de Finanzas y ampliar relaciones para alianzas potenciales (networking)
¿Cómo se calcula el pareo de presupuesto?
Algunos programas requieren que se parean fondos. Los pareos pueden ser “in-kind” (donativos de productos y/o servicios) o en efectivo. Tiene que leer la guía del programa para saber cómo calcular el pareo, porque puede variar de un programa a otro. Algunos pareos se basan en la cantidad máxima otorgable mientras que otros lo calculan basado en el presupuesto a someterse.
¿Qué son costos indirectos?
Los costos indirectos compensan a la organización solicitante por gastos adicionales de correr su proyecto. SI va a incluir costos indirectos en su presupuesto, asegúrese de tener ya negociado una tarifa de costo indirecto con el gobierno federal a la entidad que ofrece el programa. Los costos indirectos usualmente se calculan basado en costos directos permitidos. Por ejemplo, algunas agencias sólo le permiten aplicar los primeros $25,000 de los fondos a otorgarse para sus costos indirectos.
¿Cómo lo presento todo?
Hay una sola opción. Excel. Su presupeusto contiene muchos detalles que se tienen que presentar en una manera clara y concisa para evaluación. Con Excel, es fácil enmarcar las categorías del presupuesto y verificar que todos los totales son correctos. Excel le permite espacio para colocar justificaciones junto a la cantidad. Y una vez que completa el presupuesto en Excel, lo puede guardar en el formato de PDF y la información se verá igual que como la creó.
El presupuesto es el elemento esencial de una propuesta. Se debe preparar y revisar con cuidado para que todo coordine perfectamente. Si desea que un experto le revise el presupuesto o que le ayude a prepararlo, comuníquese con Resource Associates. La meta es su éxito, siempre.