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The Grant Geek Blog

Puliendo números para un presupuesto de excelencia

13 de agosto de 2015

El presupuesto de una propuesta es “el meollo del asunto,” como diría mi abuelo. Detalla de forma específica lo que se hará para alcanzar las metas de su proyecto. Crear un presupuesto puede parecer como una tarea titánica, pero si se toma un paso a la vez, notará que es un proceso lineal y más fácil de manejar. Para ayudarlo en este proceso, los redactores expertos de Resource Associates le ofrecen las siguientes preguntas con sugerencias como guías.

¿Qué necesita?

Crear un presupuesto comienza con mirar el plan de su proyecto y definir las actividades, personal, materiales y otros activos que se necesitan para implementar ese plan. Una vez que haya determinado lo que necesita y para lo que necesita fondos, divida la lista en categorías generales. Las convocatorias muchas veces detallan categoría específicas que tiene que usar, pero las categoría generales suelen ser Personal, Beneficios, Viajes, Materiales, Equipo, Contratos, Construcción (casi nunca se usa), Costos Indirectos y Otros. La mejor manera de ver qué se puede incluir en la propuesta (y de qué manera) es revisar de cerca la convocatoria para ver las reglas de cada categoría. Es vital que coloque los gastos en las categorías correctas, evitando que le muevan gastos de un renglón a otro (que puede dañar su presupuesto y hacerle perder puntos en la evaluación) o peor, que le obliguen a quitar ese gasto del presupuesto, que puede alterar su plan de forma irreparable.

¿Hasta donde detalla costos en el presupuesto?

Para cada línea (de gasto) en su presupuesto, debe detallar tres cosas: la categoría, el gasto específico y un desglose de cómo llega a esos cosots, que incluye la justificación del uso de los fondos. Por ejemplo:

Categoría: Viajes

Gasto:  $1,280 para atender una conferencia en Boston, febrero 2016.

Desglose: Pasajes: $775; 2 noches de hotel: $140 por noche; dieta: $75 por día por 3 días. Total: $1,280.

Justificación: Reclutar Director de Finanzas y ampliar relaciones para alianzas potenciales (networking)

¿Cómo se calcula el pareo de presupuesto?

Algunos programas requieren que se parean fondos. Los pareos pueden ser “in-kind” (donativos de productos y/o servicios) o en efectivo. Tiene que leer la guía del programa para saber cómo calcular el pareo, porque puede variar de un programa a otro. Algunos pareos se basan en la cantidad máxima otorgable mientras que otros lo calculan basado en el presupuesto a someterse.

¿Qué son costos indirectos?

Los costos indirectos compensan a la organización solicitante por gastos adicionales de correr su proyecto. SI va a incluir costos indirectos en su presupuesto, asegúrese de tener ya negociado una tarifa de costo indirecto con el gobierno federal a la entidad que ofrece el programa. Los costos indirectos usualmente se calculan basado en costos directos permitidos. Por ejemplo, algunas agencias sólo le permiten aplicar los primeros $25,000 de los fondos a otorgarse para sus costos indirectos.

¿Cómo lo presento todo?

Hay una sola opción. Excel. Su presupeusto contiene muchos detalles que se tienen que presentar en una manera clara y concisa para evaluación. Con Excel, es fácil enmarcar las categorías del presupuesto y verificar que todos los totales son correctos. Excel le permite espacio para colocar justificaciones junto a la cantidad. Y una vez que completa el presupuesto en Excel, lo puede guardar en el formato de PDF y la información se verá igual que como la creó.

El presupuesto es el elemento esencial de una propuesta. Se debe preparar y revisar con cuidado para que todo coordine perfectamente. Si desea que un experto le revise el presupuesto o que le ayude a prepararlo, comuníquese con Resource Associates. La meta es su éxito, siempre.


Fondos federales y carreras de obstáculos

1 de agosto de 2015

Por Gil C. Schmidt

Mientras estaba en la universidad, rompí la marca de tiempo de completar una carrera de obstáculos, en mi primer intento. Causé revuelo porque en vez de tirarme de pecho y arrastrarme por debajo de las cuatro barreras bajas de madera, me deslicé como pelotero, ahorrando unos 20 segundos. Los otros competidores protestaron muchísimo, pero el juez de la competencia se sonrió y estipuló que yo había seguido las reglas, que sólo indicaban que había que pasar “a través y debajo de las barreras.”

Algo que el juez comentó ese día se quedó grabado en mi memoria. Dejó que los competidores protestaran, y les frenó las quejas al observar que: “La carrera de obstáculos no es para compararte con otros: es para que mejores cada vez que la corres.”

El competir para fondos federales tiene mucho en común con los carreras de obstáculos en el sentido de que lograr la meta requiere completar con éxito un procedimiento estricto, definido por reglas que a menudo dependen de un nivel probado de desempeño. Para muchos individuos y entidades en Puerto Rico, parece que los obstáculos son una barrera en vez de un camino. Pero el propósito de los obstáculos no es de detenerte: es de retarte de maneras específicas. Veamos por qué correr la carrera de obstáculos es como el proceso de conseguir fondos federales:

  • Los obstáculos demuestran tu nivel de competencia. Los fondos federales no son regalías: son dineros destinados a una necesidad, y los mejores cualificados para servir esa necesidad deben recibirlos. En vez de ver las reglas y estipulaciones como “barreras”, piensa en ellas como oportunidades para demostrar la calidad de tus habilidades.
  • Los obstáculos sólo te hacen más fuerte. Como cualquier destreza o proceso, sólo puedes mejorar mediante pensamiento y acción aplicada. Cada reto que enfrentas con éxito abre el paso al próximo, así que ataca los “obstáculos” con la confianza de que lo que aún no has dominado ya está en proceso de mejoría.
  • Los obstáculos enseñan tanto en conjunto como de forma individual. Las fuerzas y debilidades suyas y de su entidad serán parte de cada carrera. Aprenderás a identificar en lo que necesitas mejorar y si de veras quieres hacerlo, buscarás quién te ayude a transformar debilidades en fortalezas. Puede que nunca llegues a ser un experto en todo, pero la carrera de obstáculos exitosa es aquella en la que usas tus fuerzas a plenitud y descubres cómo mejorar las debilidades.
  • Mientras más veces corres la carrera, más mejorarás. No es que “práctica hace la perfección”: es la práctica consciente la que hace la perfección. Con atención y esfuerzo enfocado, puedes lograr mejorías significativas y rápidas.
  • Cada carrera de obstáculos se puede correr como equipo. Sí, hay carreras sólo para individuos, pero la verdadera prueba es cuando el equipo tiene que llegar con éxito hasta el final. Nunca intentes un esfuerzo de conseguir fondos federales sin ayuda: reúne un equipo y lo que parece ser una carrera imposible de completar se puede convertir en un reto completado con gran energía y éxito.

Un pensamiento final: No hay nadie jugando “defensa” en la carrera de obstáculos. Ningún individuo o equipo está impidiendo tu progreso en la carrera. Lo único que importa es lo que hagas en la carrera, retándote a mejorar con cada intento. Lo mismo sucede con convocatorias para programas de fondos, donde usted compite sólo contra los requisitos, buscando éxito a corto y largo plazo. La verdadera recompensa es saber que, no importa lo complicado que parezcan los requisitos de un programa, has llegado al punto donde tú y tu equipo los pueden enfrentar con enorme confianza y tratar de establecer una marca exitosa cada vez que hacen sus intentos.


Los 12 (ó 13) pasos de conseguir fondos federales

1 de agosto de 2015

Por Gil C. Schmidt

De la manera que yo lo veo, si quiere comprender de lleno el proceso de conseguir fondos mediante “grants”, necesita entender los 12 (ó 13) pasos de principio a fin. Ahora, como este es el blog de Resource Associates (¡Bienvenidos!) y nos encantaría colaborar con usted, le ofreceremos también unas “orejitas” que le pueden ayudar. Pero no se subestime: usted puede cumplir todos estos pasos con éxito, sin nosotros, pero nos especializamos en los 12…y el número 13 por igual.

1) Buscar: Sin la meta, no se sabe a dónde llegar. El saber buscar y encontrar los programas de fondos adecuados a su entidad o proyecto toma tiempo y una rutina metódica. Orejita: Resource Associates hace esto a tiempo completo, todos los días, enviando alertas llamadas “Grant Sirens” para las áreas de interés de nuestros clientes.

2) Evaluar: No sólo hay que encontrar los programas, también hay que evaluar a ver cómo se ajustan a la misión y las metas de su entidad. A veces es fácil, pero la mayor parte del tiempo, se requiere una mirada experta junto a una metodología probada para una evaluación acertada. Orejita: Nostros hacemos esto para nuestros clientes en nuestro reporte de Grant Research Opportunities (GRO), que presenta de 30 a 50 programas ajustados a sus áreas de interés.

3) Comparar: ¿Cómo compara con sus competidores potenciales? ¿Qué están haciendo o han hecho otras entidades o individuos para estos fondos? Usted puede investigar lo que han hecho ganadores anteriores de los fondos que le interesan y mantenerse al día con las noticias dentro de su campo de interés, pero eso drena recursos que mejor se pueden invertir en ampliar y pulir su propuesta. Orejita: Deje que Resource Associates use su personal dedicado a investigaciones para describir sus competidores, como parte de nuestros servicios básicos de apoyo a la planificación y redacción de propuestas.

4) Imaginar: El inicio de todo proyecto exitoso es la libertad de imaginar lo que es posible, lo que se puede lograr. Mientras más mentes enfocadas hayan en este paso, más amplios pueden ser las perspectivas y los horizontes. Orejita: Nuestros escritores de propuestas son expertos probados en generar ideas grandiosas para expandir proyectos de “está bueno” a “¡requeterecórcholis!”

5) Crear: Ideas son excelentes puntos de partida, pero hay que combinarlas con recursos, procesos y sistemas. Algunas ideas excelentes puede que se tengan que descartar mientras que otras no-tan-grandiosas resplandecen cuando se combinan con las capacidades de su entidad. Orejita: Nuestros escritores de propuestas han probado una y otra vez que son profesionales de primera en balancear lo ideal y lo práctico para nuestros clientes.

6) Planificar: Este es el paso de definir qué hay que hacer, para cuándo, por quién, con qué recursos y para qué propósitos. Planificar es algo que “todo el mundo sabe hacer,” pero en realidad, es una destreza que toma tiempo para desarrollar un sistema y una flexibilidad para hacerlo de la forma más fluida posible. Orejita: A nuestros escritores los apoya un personal de clase mundial que hace todo lo posible para asegurar que su plan se desarrolle con el mayor grado de excelencia posible.

7) Compilar: ¿Alguna vez se ha quedado boquiabierto por la cantidad de documentos que hay que someter para alguna propuesta? Mientras más rápido comience a compilarlos, mejor. Pero algunos de ellos, como acuerdos entre alianzas, memoranda (Memos of Understanding, MOUs) y cartas de apoyo o endoso pueden consumir muchísimo tiempo valioso. Orejita: Deje que Resource Associates le ayude a conseguir estos documentos, ahorrando tiempo y esfuerzo de su parte.

8) Redactar: Ahora que las ideas, tareas y presupuesto están algo definidos, tienen que colocarse de forma organizada en papel. Tienen que narrar la situación, pero también probar aseveraciones. Tienen que tocar el corazón al igual que la mente de los evaluadores, y colocar su propuesta al tope de la tabla de puntuaciones. Orejita: Nuestro nivel de éxito indica que Resoource Associates es considerada la mejor en la industria, y nuestras tarifas son de las más bajas.

9) Editar: Un par de ojos nuevos, una segunda mirada, una tercera, una cuarta: todas le añaden valor a la propuesta. Se encuentran errores, se corrigen, se identifican puntos débiles y la propuesta completa se examina para mejorarla. Orejita; Resource Associates asigna la menos otros dos expertos para ayudar a editar propuestas. Y también podemos editar propuestas que usted ha escrito para asegurar que queden lo mejor posible.

10) Re-escribir: Se dice que escribir es re-escribir, y aún con nuestros expertos. planificamos tres versiones progresivas de la propuesta. Usted debe hacer lo mismo, porque ofrece la oportunidad de explorar con mayor profundidad lo que propone y puede revelar aspectos únicos que ayudan a conseguirle éxito. Orejita: Nosotros reescribimos propuestas para nuestros clientes, entendiendo que su esfuerzo de escribir la misma a menudo les ayuda a aprender más de estos 12 pasos y sobre su entidad.

11) Enviar: La propuesta está hecha, es tiempo de enviarla. Orejita: No espere hasta el último día. El envío electrónico puede ser inconsistente debido a exceso de tráfico y errores en el proceso de recepción que pueden terminar en que su propuesta sea rechazada sin que haya sido su culpa. Con nuestros clientes, buscamos someter propuestas al menos un día antes de la fecha límite, para atrapar detalles de último minuto a tiempo.

12) Revisar: Tiene que haber seguimiento a todo este esfuerzo, y si se ganan los fondos (nos esforzamos mucho para que esto sucede), una sesión de revisión ayuda a sentar las bases para la implementación del proyecto. Orejita: Aquí es donde Resource Associates introduce sus especialistas profesionales en implementación y manejo de fondos, apoyando su proyecto en cada paso.

¿Y cuál es el paso número 13? Mejorar. Resource Associates le puede ayudar a usted, a su agencia, entidad u organización en Puerto Rico a mejorar en cualquiera o todos estos 12 Pasos. Orejita: Podemos hacer más, pero ya sabe lo que podemos hacer ahora mismo para usted.


Romper barreras comienza con romper conceptos

15 de julio de 2015

Por Gil C. Schmidt

No podemos eliminar las cárceles.

Madres adolescentes son demasiado jóvenes para cuidar bien a sus bebés.

Los drogadictos son ejemplos malos que se deben ignorar.

Las aseveraciones en la lista son generalmente aceptadas por muchas personas en Puerto Rico. Caen bajo la categoría de “creencias establecidas,” pensamientos que tomamos por ciertas porque son “obvias.”

Y sin embargo…

El problema con creencias establecidas es que limitan o eliminan la innovación. Y logran este resultado negativo porque no se retan de forma seria. Por esto es que durante casi 50 años, los científicos pensaban que los humanos tenían 46 cromosomas, cuando en realidad, tenemos 46. Un error de conteo perduró por casi cinco décadas porque el número (equivocado) era “obvio.”

Regresemos a la lista. Retar estas creencias establecidas ha llevado a desarrollar ideas bastante innovadoras:

Cero cárceles: Cientos de organizaciones en Puerto Rico y os E.U. están trabajando prevenir la necesidad de cárceles mediante una amplia gama de programas de intervención temprana que enfocan en educación, nutrición, desarrollo económico, servicios de salud y más. Las cárceles son innecesarias si las necesidades básicas de las personas se satisfacen de forma adecuada.

Madres adolescentes: “Para aprender, enseña.” La mayoría de las madres adolescentes enfrentan no sólo la falta de experiencia en cuido de bebés sino que se les hace difícil ofrecer ese cuido mientras estudian y/o trabajan. Unas 100 organizaciones alrededor de los E.U han abierto centros de cuidado diurno (y como 12 lo han hecho para cuido nocturno) donde las madres adolescentes son voluntarias a tiempo parcial a cambio de cuido saludable. Los bebés tienen un hogar de cuido maternal, las madres aprenden sobre cuido saludable de parte de expertos (enfermeras, doctores, otras madres) y la idea de que las madres adolescentes están “atrapadas” se patea para el lado.

Drogadictos: Nadie quiere ver a su hijo/hija bajo la adicción a drogas, y nadie que realmente comprende por lo que pasan los drogadictos quiere pasar por esa experiencia. Por eso es que algunas organizaciones han creado cuidadosamente unos proyectos donde estudiantes adolescentes pueden conocer a adictos que se ofrecen de voluntarios para hablar con ellos. De esa manera, los estudiantes pueden aprender lo que la drogadicción ha hecho en las vidas de estas personas. Como dijo un estudiante: “Ninguna película me podía asustar tanto.” Los consejeros han descubierto que el proceso de terapia con los adictos en estos programas tiene un nivel más alto de éxito, porque el tratamiento se beneficia de un mayor grado de apoyo emocional. Uno de los directores de estos programas dijo: “No hay nada que compare con las emociones que se comparten cuando un ex-adicto, recuperado y listo para establecer su lugar en el mundo, se encuentra de nuevo con los estudiantes.”

Si usted quiere que su proyecto o entidad en Puerto Rico rompa barreras, tómese el tiempo de mirar de cerca las creencias que usted cree que definen la situación. Entonces reta cada una para descubrir su oportunidad de una innovación sorprendente.


Menos competidores de lo que usted cree

30 de junio de 2015

Por Gil C. Schmidt

En Puerto Rico, un pensamiento que a menudo tiene un efecto negativo a la hora de buscar fondos federales es que, “Este programa va a tener demasiados competidores para que nos vean.” Ese pensamiento trae la pregunta: ¿Cuántos competidores cree que va a tener?

Como muchos individuos y entidades, Resource Associates cae de lleno en el lado de “¡Claro que podemos!” cuando se trata de crear propuestas. Pero no estaríamos proveyendo el mejor servicio a nuestros clientes si dejamos de mirar de cerca la situación. Por un lado, queremos proveer el mejor apoyo posible para crear propuestas que ganen fondos. Pero por otro lado, no queremos que nuestros clientes inviertan su dinero en propuestas que no tienen alto potencial de éxito.

¿Significa esto que para organizaciones de Puerto Rico buscando fondos federales, a menudo hay demasiados competidores? Nada de eso. La razón principal que Resource Associates le sugiere a un cliente que no solicite fondos en un programa particular es que el mismo no se ajusta bien a las necesidades de ese cliente. En términos de competidores, Resource Associates sabe que casi siempre hay menos competidores de lo que los clientes piensan que habrán. Lo sabemos por varias razones:

  • Muchas entidades sabrán del programa, pero no harán una propuesta.
  • Muchas entidades que no se ajustan a las necesidades y objetivos del programa lo intentarán comoquiera.
  • Muchas entidades fallarán en seguir las instrucciones y serán eliminadas antes de ser evaluadas.
  • Muchas entidades prepararán su propia propuesta, y por más capacitado que sea su personal, la mayoría no tienen escritores de propuestas con años de éxito probado.
  • Y por último, muchas entidades escribirán propuestas que tendrán buenas evaluaciones, pero que se quedarán cortas de recibir fondos.

Para individuos y entidades en Puerto Rico, competir para fondos federales puede parecer una tarea difícil. El reto obvio es que todas las solicitudes y narrativas son en inglés. Pregúntele a cualquier persona que haya escrito una de estas propuesta y le dirán que no es fácil: requiere imaginación, disciplina y la habilidad de “escribir con restricciones” que hace de las propuestas como un dialecto aparte. Pero muchas personas en Puerto Rico lo hacen con éxito y usted también puede hacerlo.

Lo que a menudo se pierde en el enfoque a competidores es que escribir propuestas es una destreza que mejora con la práctica. Aún si no las escribe, el planificar proyectos para solicitar fondos es una serie de destrezas que usted puede practicar una y otra vez, y eso hace de usted y su entidad un mejor competidor para fondos federales. Sus probabilidades de éxito aumentan mientras más veces intenta, pero al evitar la competencia, lo que hace es limitar sus probabilidades de éxito a cero. Si no intenta, no puede tener éxito.

Pero el aspecto más dañino de evitar competir para fondos federales de parte de entidades en Puerto Rico es que ignoran lo diferente y hasta único que es Puerto Rico entre los Estados Unidos. El simple hecho de que Puerto Rico no es como Ohio, Alaska o Kansas significa que la isla automáticamente se diferencia de los competidores. No estamos diciendo que todos los Estados son iguales: estamos diciendo que se parecen más entre sí que lo que se parecen a Puerto Rico. Y una vez te destacas de la competencia, una vez estás en el foco de atención, tienes una mejor oportunidad de presentar tu información y ser memorable.

Recuerda, los lectores evaluadores de propuestas son curiosos. Quieren saber cuáles son los problemas en tu vecindad, cuál es la situación y cómo propones enfrentarla con éxito. Un plan de proyecto de Puerto Rico lo más seguro es que sea único, porque ofrece una perspectiva diferente y una serie de retos distintos que pocas propuestas pueden igualar.

Así que su competencia no son muchos. De hecho, ni siquiera son pocos. Es sólo uno: usted mismo. Usted es su único competidor porque es de usted que depende presentar el mejor plan posible para sus soluciones. Con Resource Associates, o sin nosotros, usted recibirá el foco de atención de inmediato: ese es su momento para ganar, sin competidores, haciendo la mejor presentación posible de su entidad para recibir los fondos necesarios.

No deje que la idea de competidores lo detenga. Pídale a Resource Associates que sea su aliado, si lo desea, y sea el foco de atención una y otra vez.


Resource Associates: En Puerto Rico para enseñar y aprender

15 de junio de 2015

Por Gil C. Schmidt

Como el que llega a una reunión amistosa, la introducción breve de Resource Associates sería:

  •  Fundada en el 1995.
  • Ha ganado cientos de millones de dólares en subvenciones (grants) federales y privadas.
  • Ha ayudado a desarrollar entidades sin fines de lucro, agencias de gobierno y empresas con fines de lucro.
  • Tenemos más de 100 redactores de propuestas con extensos historiales de éxito.
  • Estamos entusiasmados y prestos a comenzar a trabajar con entidades en Puerto Rico.

Veinte años de experiencia en escribir propuestas exitosas, cubriendo casi todos los Estados Unidos y algunos países extranjeros, le brinda a Resource Associates un trasfondo variado y profundo. Nuestros escritores y personal administrativo de clase mundial han enfrentado retos desde educación especial hasta cuido de envejecientes, y desde desarrollo económico hasta investigaciones en ciencias y asuntos sociales. Muchos de nuestros escritores son especialistas, adentrándose de lleno en su área de interés para convertirse en uno, sino el/la mejor en su campo.

Junto a nuestros escritores tenemos un personal de apoyo que busca oportunidades de fondos de todas clases, con paciencia y disciplina para leer cada página de los programas. Entonces ellos preparan avisos a nuestros clientes con tal de que tengan la mayor cantidad de tiempo posible para crear propuestas ganadoras. Este personal también usa su experiencia para trabajar con clientes en la creación de propuestas de alta puntuación que tengan la mejor oportunidad de ganar subvenciones.

Hay mucho que Resource Associates puede compartir como enseñanzas en Puerto Rico, basado en sus experiencias, investigaciones y nuestra misión de desarrollar comunidades más fuertes para generaciones actuales y del futuro. Tanto que enseñar, pero en comparación, hay mucho más que podemos aprender en Puerto Rico.

Estamos hablando de aprender más allá de palabras nuevas, como tostones, mofongo, jolgorio y parranda. Va mucho más allá de descubrir playas hermosas y eventos para disfrutar. Lo que Resource Associates puede aprender de Puerto Rico es cómo pensar de forma diferente, una nueva manera de ver el mundo, y de esa manera, expandir nuestra capacidad de planificar y crear soluciones.

¿Por qué decimos esto? Porque sabemos que Puerto Rico ha enfrentado y enfrenta tiempos difíciles, que el dinero está apretado y las soluciones no llegan con facilidad. Sin embargo, los individuos y organizaciones de Puerto Rico están enfrentando los retos, creando las soluciones y haciendo los trabajos que hacen falta, a menudo con muy poco apoyo. Puerto Rico ha dominado las habilidades de “hacer más con menos”, combinando imaginación y voluntad para alcanzar una meta.

No es posible que Resource Associates no aprenda en Puerto Rico. Nuestra misión de usar experiencia y creatividad para efectuar cambios positivos es una misión que muchas entidades viven día a día en la isla. Nuestra educación comienza con identificar los retos y condiciones típicos y únicos de Puerto Rico, seguido de aprender cómo se lidia exitosamente con ellos. Esto no es un proceso de aprendizaje de semanas o meses: es una misión que exigirá años de esfuerzo.

Los maestros pueden ser poderosos agentes de cambio, porque tienen conocimiento y experiencia. Los estudiantes pueden ser poderosos agentes de cambio porque tienen imaginación y cero temor a los límites. Imagina el poder de tener dos entes que son maestros y estudiantes a la vez, Puerto Rico y Resource Associates, enseñando y aprendiendo juntos por el desarrollo de la isla.

No podemos esperar ver los cambios que podemos hacer juntos.


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