Manejo Profesional de Fondos

Grant Management

Manejo y administración de sus otorgaciones (subvenciones) de principio a fin

El manejo adecuado de fondos de otorgaciones es uno de los aspectos más importantes del ciclo de solicitar y recibir subvenciones. Si su organización busca fondos regularmente o una sola vez al año, debe emplear por lo menos un administrador de fondos profesional aunque sea a tiempo parcial. Los administradores de fondos llevan a cabo una variedad de tareas que van mucho más allá de los que típicamente hace un director de programa, contable o escritor de propuestas. Entre las responsabilidades de un administrador de fondos se incluye:

  • Planificar e implementar programas de y para otorgaciones
  • Prepara y presenta reportes necesarios bajo la otorgación
  • Asegura que se cumpla con los reglamentos de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB, en inglés) y de las entidades otorgantes
  • Asegura que su organización siempre está preparada para una auditoría
  • Investiga oportunidades potenciales para “grants”
  • Escribe propuestas para fondos
  • Prepara solicitudes de fondos
  • Auditar procesos y procedimientos para cumplir con requisitos

Lea más acerca de lo que hacen los administradores de fondos en nuestro blog, bajo el título de: What Good Grant Managers Do.

Si su organización no tiene este nivel de apoyo para sus programas, Resource Associates le puede ayudar con sus Servicios de Manejo de Fondos. Nuestros consultores profesionales han estado manejando dineros otorgados por más de 15 años. Sabemos lo que hay que hacer y le podemos ayudar a desarrollar, implementar y supervisar un plan de manejo fiscal y de proyecto por la duración entera del “grant” o de múltiples otorgaciones.

Un proceso probado de manejo profesional de otorgaciones

Resources Associates tiene un proceso único en el manejo de fondos. Primero investigamos de lleno la otorgación y los reglamentos de la entidad que la otorga. Creamos un archivo y sistema especializado que asegure que todos los documentos necesarios se encuentren en un sólo lugar. Analizamos las políticas internas, procedimientos y prácticas de su organización con cuidado. También evaluamos y monitoreamos sus protocolos de evaluación, finanzas y manejo de subvenciones (según apliquen). Sólo entonces es que alineamos las políticas internas, procedimientos y prácticas de su organización con los requisitos para que cumpla cabalmente con ellos. Al hacer esto, le proveemos soluciones tecnológicas a bajo costo (a veces gratis) que le permiten supervisar de cerca las actividades y gastos de forma constante y clara.

Los recursos de dineros otorgados son siempre limitados, aún cuando se reciben millones de dólares. Es crucial que usted y su entidad sepan en todo momento que están cumpliendo con las metas y actividades programadas de manera que puedan tomar decisiones informadas acerca de lo que sucede y se hará en y fuera del proyecto.

Otros aspectos de nuestro sistema personalizado de Manejo de Fondos pueden ayudar a su organización, como por ejemplo:

  • Detallar todos los términos y condiciones de la otorgación, incluyendo procesos de pago, compartir gastos y los requisitos de ingresos del proyecto o programa.
  • Le podemos ayudar a crear un plan de acción para alcanzar las metas y objetivos, incluyendo proveerles un número dedicado de horas para asistir en escribir descripciones de puestos, asistir en entrevistas y desarrollar y/o implementar sistemas y procesos que monitorean las actividades en relación a las expectativas de la entidad que les otorga el dinero.
  • Proveer un plan escrito para cada componente identificado como clave en el manejo de su otorgación.
  • Apoyarlos en cumplir con los requisitos de reportes financieros y de desempeño.
  • Adiestrarlos en el uso de fondos para alquiler y gastos de manejo de propiedades.
  • Guiarlos a través de cualquier cambio en presupuesto o alcance del proyecto que pueda suceder en el periodo de otorgación.
  • Apoyar el proceso de comunicación entre usted y la entidad que otorga el “grant”.
  • Guiarlos por el proceso de terminar el periodo de otorgación, incluyendo el cierre.
  • Educar a su personal en técnicas de manejo de fondos y revisiones de sistema para que mejoren su desempeño actual y futuro de subvenciones.
  • Crear una relación óptima con nosotros para que se beneficie de otros servicios que ofrecemos, como redacción de propuestas, evaluación y adiestramientos para auditorías.

Tan pronto gane su subvención, comuníquese con Resource Associates. Nosotros pondremos todo en su lugar para que pueda implementar su proyecto sin estrés y sin carga adicional a su personal. También podemos hacer toda la evaluación y reportes requeridos. La mejor parte de trabajar con Resource Associates para al manejo de fondos es que en muchos casos la otorgación misma paga por nuestros servicios, sin costo directo a su entidad o agencia.

Si no está seguro de que el manejo profesional de fondos le conviene a su organización, lea en nuestro blog el artículo titulado Grant Management Barriers.

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